Die Arbonia und ihre Gesellschaften werden immer digitaler. Im Interview erklären Berkan Sezer (BS), Projektleiter Digitalisierung der Division Türen, und Martin Kindle (MK), Teamleiter Business Applications der Arbonia Gruppe, welche Projekte sie in der Division Türen vorantreiben und wie das die Arbeitsweise im Unternehmen verändert.
BS: Der Klassiker ist, durch digitalisierte Prozesse Papier einzusparen. Dies ist schnell erreicht. Bei der Arbonia geht es jedoch um mehr. Nehmen wir zum Beispiel unseren neuen Konfigurator DOORIT, der die manuelle Kalkulation ersetzt. Mit diesem System lässt sich keine Tür konfigurieren, die nicht auch produziert werden kann. Es entsteht also kein Ausschuss mehr, und folglich müssen auch so gut wie keine Materialien unnötig entsorgt werden.
MK: Mit dem harmonisierten SAP-System schaffen wir die Voraussetzung für alle weiteren Schritte unserer digitalen Transformation. Wir führen derzeit bei unseren Gesellschaften schrittweise das moderne ERP-System SAP S / 4 HANA ein. Bis 2019 nutzten die vier Gesellschaften der Division Türen noch unterschiedliche Systeme, was es schwierig machte, einen gemeinsamen Datenbestand aufzusetzen und damit in Richtung Digitalisierung zu gehen. Unser Ansatz basiert nun auf einem integrativen System in Form eines Global Template, auf dem alle Gesellschaften aufbauen können. Digitalisierung bedeutet, auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen, sprich Prozesse zu harmonisieren und Schnittstellen zu minimieren.
BS: Für unsere Digitalisierung ist SAP das Herzstück aller zukünftigen Projekte. Dadurch haben wir eine Grundlage, mit der wir die Strategie, Implementierung und Umsetzung der einzelnen Projekte gestalten können. Diese Projekte können auch parallel laufen und sich an die bestehende Umgebung andocken. Das kann eben DOORIT sein, es kann ein 3D-Rendering sein oder das digitale Türenhandbuch. Denn alles basiert auf einem gemeinsamen Datenpool.
BS: Wir sind nun dabei, den angesprochenen gemeinsamen Datenpool zu erstellen, den sogenannten Single Point of Truth oder kurz SPOT. In der Endausbaustufe soll es dann möglich sein, dass wir den ganzen Wertschöpfungsprozess digitalisieren können – angefangen beim Händler, der die Tür über DOORIT konfiguriert. Diese Tür kann er in seine Warenwirtschaft überführen. Die Bestellung wird sofort in die Produktionslinie übermittelt, die ihrerseits stark automatisiert ist bis hin zur Auslieferung. Der gesamte Prozess findet auf einer digitalen Ebene mit sehr vielen Prüfmechanismen statt und ist dadurch kaum fehleranfällig.
MK: Wir können durch die SAP-Integration Daten sammeln, verarbeiten und schnell auswerten. Das ist nun automatisiert möglich, auch in Echtzeit. Dadurch beschleunigen sich unsere Prozesse, wir erhöhen Effizienz sowie Produktivität. Die Pandemie hat aber auch gezeigt, dass wir durch Digitalisierung die Resilienz und die Flexibilität steigern können. Unser Ziel ist es, bei geänderten Rahmenbedingungen unser Geschäftsmodell schnell und einfach an die Marktbedürfnisse anpassen zu können.
MK: Wir haben bei Invado den Webshop kundenseitig komplett neu aufgesetzt. Parallel haben wir die Produktion mit SAP weiter digitalisiert. Zum einen geht es da um die ganze Produktionsplanung. Zum anderen haben wir ein Manufacturing Execution System, kurz MES, implementiert. Dadurch können wir die Geschäftsprozesse im SAP-System mit der Maschinenanbindung verknüpfen.
MK: Ziel ist es, dass wir bis 2024 mit PRÜM und GARANT live gehen, anschliessend steigt unsere Schweizer Gesellschaft RWD Schlatter auf SAP um. Bei allen weiteren Projekten hilft uns das Global Template, das die Grundlage für die nächsten Rollouts darstellt. Damit schaffen wir ein harmonisiertes System. Während des Invado-Projekts haben wir einiges verbessert, was anfangs noch nicht reibungslos funktionierte. Da wurden auch Prozesse optimiert. All diese Erkenntnisse fliessen nun ins Global Template mit ein.
BS: Bei der Division Türen arbeiten wir an Projekten mit einer gewissen Grössenordnung, für die man agile Methoden und Tools benötigt. Bevor wir etwas Neues einführen, bieten wir den Mitarbeitenden Schulungen und Coachings an. Daneben gibt es wöchentlich mehrere Stand-Ups und Synchronisations-Meetings, in denen wir direkt im Projekt die Vorteile moderner Arbeitsweisen vermitteln. Ein Beispiel: Statt Excel nutzen die Kollegen immer stärker Tools wie Jira oder Confluence für die Dokumentation. Dadurch verschlanken sich Prozesse, und Unstimmigkeiten zwischen verschiedenen Dokumenten werden minimiert. Ein anderes Beispiel ist das Kanban-Board, mit dem wir den Status eines Projektes abbilden und Mitgliedern in einem Projektteam Tickets zuweisen. Unserer Erfahrung nach bleibt die Kommunikation somit stets professionell, sachlich und konstruktiv, weil alle Mitglieder mit der gleichen Methode arbeiten und das Persönliche nicht im Vordergrund steht.
MK: Ich möchte noch das Wissensmanagement als wichtige Umstellung ergänzen. Wir möchten das breite Wissen und die Kompetenz über Prozesse, die in den Köpfen der Mitarbeitenden steckt, in ein System überführen, auf das alle anderen Mitarbeitenden Zugriff haben. Mit einem modernen ERP-System kann man dafür einen Standard etablieren. Dabei ist es allerdings wichtig, Vertrauen für dieses System zu schaffen, damit die Mitarbeitenden es auch als ihr persönliches System begreifen.